Veröffentlicht am 9. Juni 2022
Ein Beitrag von Alexander Matthies

Obligatorische und fakultative Aufsichtsräte sowie Beiräte: Unterschiede der Gremien und worauf Sie achten sollten

Die einen müssen, die anderen wollen einen Aufsichtsrat (AR) einrichten. AGs nach dem Aktiengesetz, europäische AGs (auch SEs) mit dualistischem System und GmbHs mit mehr als 500 Mitarbeitern sind gesetzlich dazu verpflichtet. Andere, nicht kapitalmarktorientierte Unternehmen entscheiden sich aus freien Stücken für einen fakultativen AR und legen dies im Gesellschaftsvertrag fest. Und dann gibt’s da noch den Beirat. Wo liegen eigentlich die Unterschiede; gibt es überhaupt welche?

Aufsichtsrat = Aufsicht führen und Rat geben.

Der obligatorische AR ist rechtlich stark reguliert. Er hat eine Überwachungsfunktion und klare Rechte und Pflichten, die im Aktiengesetz und im Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) festgeschrieben sind. Er soll aber auch Themen kritisch hinterfragen und seine Meinung/seinen Rat dem Vorstand/Geschäftsführer mitteilen. Der Aufgaben- und Pflichtenkatalog und damit die Anforderungen an AR-Mitglieder sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen.

Es gibt Unternehmen, die nicht unter den Anwendungsbereich des DrittelbG oder des MitbestG fallen, und sich für die Einrichtung eines fakultativen Aufsichtsrats entscheiden. Dies wird im Gesellschaftsvertrag vereinbart. Sofern hier keine weiteren Regelungen aufgenommen werden, gelten automatisch verschiedene Vorschriften des Aktiengesetzes (vgl. § 52 Abs. 1 GmbHG). Allerdings kann die GmbH-Satzung die Organisation des ARs ganz anders regeln, als dies im Aktiengesetz vorgesehen ist.

Die Gründe für die Einrichtung eines fakultativen ARs sind vielfältig:

  • Die GmbH hat viele Gesellschafter mit unterschiedlichen wirtschaftlichen und persönlichen Interessen.
  • Die verschiedenen Gesellschafterstämme sollen jeweils in einem Aufsichtsgremium repräsentiert werden.
  • Es gibt unter den Gesellschaftern Investoren, die in das Unternehmen investiert haben und die Geschäftsführung nun „im Blick behalten“ möchten.
  • Einige der Gesellschafter sind geschäftlich noch sehr unerfahren.

Die gleichen Gründe veranlassen andere Unternehmen dazu, einen Beirat einzuberufen. Mehr dazu gleich.

Beweggründe für Einrichtung eines fakultativen ARs bestimmen dessen Kompetenzen

Je nachdem, welche Überlegungen zur Einrichtung eines freiwilligen ARs geführt haben, sind sehr unterschiedliche Modelle denkbar: Dem AR können wenige Kontrollrechte übertragen werden, aber eine starke Beratungsfunktion. In diesem Fall würde er als Sparringspartner der Geschäftsführung agieren und wahrgenommen werden und wäre vergleichbar mit einem Beirat. Erhält er hingegen mehr Kontrollrechte, bräuchte die Geschäftsführung für wesentliche Entscheidungen stets seine Zustimmung. Zudem würde dem AR die Wahl und Bestellung der geschäftsführenden Organe obliegen. Nun wäre er eher mit einem obligatorischen AR vergleichbar, auch wenn er aufgrund rechtsformspezifischer Gegebenheiten nicht mit einem solchen identisch ist.

Bei der Ausgestaltung des Kompetenzbereichs des fakultativen ARs haben die GmbHs also viel Freiheit. Entscheidend ist, was im Gesellschaftsvertrag (nach § 52 GmbHG) festgelegt wird. Die getroffenen Regelungen müssen klar, transparent und für Gesellschafter, AR-Mitglieder und Geschäftsführung mit einem gemeinsamen Verständnis unterlegt sein. Da die Gestaltung der Beziehung zwischen Eigentümern, Geschäftsführung und Aufsichtsgremien eine Grundvoraussetzung für „gute Unternehmensführung“ ist, kann ein fakultativer Aufsichtsrat zu guter Corporate Governance beitragen.

Beirat vs. Aufsichtsrat
Beirat vs. Aufsichtsrat

Sparringspartner Beirat

Der Beirat ist ebenfalls ein freiwilliges Gremium. Er steht der Geschäftsführung meist beratend zur Seite. Unternehmen nutzen die Gelegenheit gerne, um ganz unkompliziert Expertise externer Berater oder Unternehmer in die Company zu holen. Da es sich nicht um ein gesetzlich vorge­schriebenes Gremium handelt, kann die Arbeitsweise von Beiräten sehr frei ausgestaltet werden. Gleiches gilt auch für die Bezeichnung „Beirat“. Oft heißt er auch Familienrat, Lenkungsrat, Kuratorium oder Verwaltungsrat.

Die Gründe für die Einrichtung eines Beirats sind mit denen, zuvor für einen fakultativen AR genannten, identisch. Und wie beim freiwilligen AR gilt auch hier: Abhängig davon, welche Ziele mit der Einrichtung des Gremiums verfolgt werden, sind seine Aufgaben, Rechte und Pflichten festzulegen. Soll der Beirat eine ausschließend beratende Funktion haben oder auch eine kontrollierende? Nach unserer Erfahrung hat es sich in der Praxis bewährt, den Beiratsvorsitz extern zu besetzen, wenn ein Familienmitglied den Vorsitz der Geschäftsführung innehat, und umgekehrt.

Haftung der Beiratsmitglieder hängt von Kompetenzen ab

Hinsichtlich Haftung hört man häufig, dass Beiräte gar nicht oder nur in geringem Maße haftbar gemacht werden könnten. Vielfach ist das auch so. Entscheidend ist aber auch hier wieder der Gesellschaftervertrag, denn die Haftung von Beiratsmitgliedern richtet sich nach deren Kompetenzen. Um Haftungsrisiken möglichst auszuschließen, sollten diese klar und eindeutig – und zwar für alle Beteiligten – formuliert sein. Für jedes Beiratsmitglied gilt natürlich, dass es die ihm/ihr übertragenen Aufgaben sorgfältig zu erledigen hat. Da Beiräte – abhängig von den vereinbarten Kompetenzen – sehr wohl für einen Schaden am Unternehmen (mit)verantwortlich sein und damit schadensersatzpflichtig werden können, empfiehlt sich eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung (D&O-Versicherung). In der Regel sind diese Versicherungen auf AR-Mitglieder von Aktiengesellschaften zugeschnitten, weshalb sie auf die Tätigkeiten eines Beirats in einer GmbH/Personengesellschaft angepasst werden müssen.

Nicht alle Aufgaben sind auf Beirat übertragbar

Der rechtliche Aufwand, den Unternehmen für die Einrichtung eines Beirats betreiben müssen, hängt von den Aufgaben ab, die ihm übertragen werden. Für einen rein beratenden Beirat genügt ein Vertrag mit den einzelnen Beiratsmitgliedern. Kontrollfunktionen müssen wie oben genannt im Gesellschaftsvertrag geregelt werden. Ein solcher Beirat muss Teil der Unternehmensorganisation werden und Zugang zu allen relevanten Informationen haben.

Allerdings gibt es auch Aufgaben, die per Gesetz der Gesellschafterversammlung, den einzelnen Gesellschaftern oder der Geschäftsführung zugewiesen sind. Hierbei handelt es sich um sog. Grundlagenentscheidungen wie z. B. Satzungsänderungen, Auflösung der Gesellschaft und wesentliche Geschäftsführungsmaßnahmen wie die Verlagerung von Betriebsteilen etc. Einige Rechte und Pflichten wie die Vertretung der Gesellschaft oder die Stellung eines Insolvenzantrages sind ebenfalls Sache der Geschäftsführung und können nicht auf einen Beirat übertragen werden.

Wir erleben immer wieder, dass für Unternehmen der Blick „von außen“ ein echter Gewinn ist. Unabhängig von den kontrollierenden Kompetenzen, mit denen Beiräte ausgestattet werden oder eben nicht, kann er Betriebsblindheit verhindern und für wichtige Impulse sorgen. Gerade auch in technisch (Stichwort Digitalisierung) oder wirtschaftlich herausfordernden Zeiten ist es für Gesellschafterversammlungen ratsam, sich spezielle Kompetenzen ins Haus zu holen.

Sie benötigen Unterstützung, welches Modell und welche Ausgestaltung der Kompetenzen zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Gesellschafter- und Familienstruktur passt? Wir beraten Sie gerne. Und wir finden für Sie die AR- oder Beiratsmitglieder, die Ihnen helfen, Ihre unternehmerischen Herausforderungen zu meistern.

Bildquelle: Rawpixel.com/Shutterstock.com

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